Confidences d’Olivier Rajzman, directeur France DocuWare

Bibliothèque (Source : Pixabay - CC0)
Bibliothèque (Source : Pixabay - CC0)
Olivier Rajzman, directeur France DocuWare ©Rajzman
Olivier Rajzman, directeur France DocuWare ©Rajzman

 

Directeur France chez DocuWare Corporation depuis novembre 2011, Olivier Rajzman nous livre sa vision du Big Data à travers la GED.

Pouvez-vous me parler de votre mission au sein de la société DocuWare ?

La mise en place voire l’intégration de la solution de gestion électronique des documents (GED) DocuWare® au sein du système d’information des entreprises clientes est ma mission. La GED a beaucoup évolué ces trois  dernières années. En effet, d’un outil de stockage d’archives dans un objectif de sécurité de l’information et du partage, elle devient un véritable épicentre nerveux de l’entreprise.

Vous parlez d’évolutions de la GED ? Quelles sont-elles ?

La première évolution constatée est que la GED permet le workflow (travail collaboratif par le biais de la dématérialisation des processus de demande d’achat, de note de frais, de commande, ….) en plus de la gestion des documents et de l’information. Chaque acteur du processus possède ainsi un parapheur électronique qui lui liste les tâches à effectuer ou l’état d’un document. La seconde évolution est que la GED s’intègre dans le système d’information de l’entreprise. En effet, afin de coordonner et faciliter tous les processus en entreprise, elle doit interagir avec tous les Entreprise Resource Planning (ERP, en français : progiciel de gestion intégré) de la structure. Pour rappel, les ERP couvrent la comptabilité, la facturation, la gestion de stock, la RH, la gestion de la Relation Client, … En somme, les ERP gèrent les data et la GED, les documents.

Concrètement, la GED n’est plus une armoire de stockage de documents mais un système vivant de flux de documents et d’informations au sein de l’entreprise devenant ainsi un véritable outil stratégique. L’information devient ainsi exploitable par des outils de reporting permettant ainsi à l’entreprise d’obtenir plusieurs indicateurs nécessaires à sa décision. La GED permet de gérer la confidentialité des informations au travers de la gestion des droits utilisateurs. Enfin, la GED possède dorénavant la faculté de gérer les archives mails ainsi que les documents sortants des SI (facture client par exemple).

Peut-on dire que la GED précède le Big Data ?

Notre approche est axée utilisateur.
En effet, notre mission est de lui permettre d’accéder à l’information le plus facilement possible tant dans l’espace spatio-temporel qu’à partir de l’interface d’accès à la base de données. La GED et notamment DocuWare® permet un accès facile de l’information et notamment d’une information structurée. Le terme de Big Data est une notion abstraite pour le client et le technicien informatique. Au vu de toute l’information et les documents détenus par les entreprises, on peut dire que le Big Data se retrouve au sein de la GED.

Comment interagissent la GED et le Big Data ?

Le logiciel de GED ainsi que sa base de données sont souvent hébergés on Premise (serveur physique) chez nos clients. De plus en plus de clients optent pour un hébergement en Cloud afin d’accéder à l’information sans frontière temporelle ni spatiale.

Toutefois, une particularité subsiste pour les collectivités de France. En effet, conformément à la réglementation, les data (les données) produites par ces dernières ne peuvent pas sortir du territoire français. Dans ce cas précis et afin de se conformer à la réglementation, la société DocuWare propose des « cloud souverain » c’est-à-dire des serveurs installés sur le territoire national hébergeant lesdites données et l’ensemble du traitement effectué sur ces données. Une clause est prévue dans ses contrats afin de prévoir la destruction desdites données après un délai de soixante jours.

Docuware et la GED
Docuware et la GED

Comment est assurée la protection de l’information au sein de la GED ?

Concernant la protection et la diffusion de l’information, il est rappelé que plusieurs strates ou briques de sécurité sont mises en place tant au niveau du workflow, du logiciel, de la base des données mais également dans le temps avec la gestion du cycle de vie d’un document. En effet, selon les informations et documents gérés par le logiciel et donc conservés dans la base de données, cette dernière doit respecter la réglementation en vigueur (par exemple, déclaration à la CNIL pour la conservation de données personnels, les différents règlements techniques…). Toutefois, il est rare que le logiciel de GED diffuse une information sensible. Cette faille est souvent décelée au niveau du personnel de l’entreprise.

En conclusion que direz-vous de la relation GED et Big Data ?

« Le Big Data dans le papier n’est pas simple ! »

La tendance actuelle est que les entreprises vont petit à petit migrer vers du zéro papier.

D’ailleurs, un arrêté adopté le 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en
application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales et publié au JORF d’hier (le 30 mars 2017) permet aux contribuables qui le souhaitent de désormais numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent ainsi les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (soit six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des processus. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (c’est-à-dire les entreprises) de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier. De plus, il est également constaté la normalisation d’un format pour les factures (Cas de l’EDI avec le format XML et la base de donnée Zukferd qui existe déjà en Allemagne. Ainsi à travers le portail CHORUS PRO qui permet  aux entreprises françaises d’envoyer leur facture normalisée à l’administration à compter du 1er janvier 2018).

Ainsi, l’échange et le partage d’informations qui existaient à l’intérieur de l’entreprise seront également constatés à l’extérieur de celle-ci. La lettre recommandée électronique, le courrier électronique, le contrat de travail ou encore le bon de commande seront ainsi échangés de manière sécurisée à l’aide d’une plateforme (par le système XMS).
Toutefois, il faut bien identifier les points de rupture numérique afin de rendre complète la chaine du numérique. Enfin, dans cet ensemble, les datas vont être de plus en plus nombreuses et il serait essentiel que le Législateur ne tarde pas à prendre les mesures nécessaires à la confidentialité et la sécurité des données de nouveaux genres.

Propos recueillis le 31 mars 2017 par Béatrice TOFILI

Qu'est-ce que DocuWare
Fondée en 1988, la société DocuWare est spécialisée dans les logiciels de GED. Elle possède une présence internationale considérable (présence en Europe et aux Etats Unis). « La solution DocuWare apporte une valeur ajoutée considérable au fonds documentaire des entreprises quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Peu importe le format ou la source, les processus métiers et les wokflow sont au-tomatisés au sein de la GED DocuWare. Les documents liés à un dossier sont accessibles à tout moment en un clic de souris ». (Source : docuware.com )
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